Aplikace DMS je centralizované webové úložiště pro veškerý digitální obsah; dokumenty, fotografie, wiki stránky a rozhodovací stromy. Je navržena pro horizontální škálování, aby zvládla velké objemy dat. Součástí řešení je pravidly řízený nástroj pro načítání, který se dokáže připojit k různým zdrojům dat a migrovat nebo synchronizovat obsah do DMS.
Klíčové kompetence
Technologie
Definice problému a cíl
Součástí budování síťové infrastruktury pro telekomunikační operátory je vytváření množství různých dokumentů, jako jsou nájemní smlouvy, CAD výkresy, měření, instalační materiály a podobně. Když je telekomunikační místo v provozu, provádějí se další činnosti, jako jsou revize lokality, které generují další dokumentaci.<br /> <br />Všechny tyto dokumenty byly dříve uloženy na jednom sdíleném disku a s rostoucím objemem dokumentů bylo stále těžší najít ty správné. K vyřešení tohoto problému začali uživatelé vytvářet vlastní hierarchie složek, což znamenalo duplikování některých dokumentů. Sdílený disk měl i další problémy, jako například chybějící fulltextové vyhledávání, žádnou sledovatelnost, slabou správu uživatelských práv a podobně, které bylo potřeba vyřešit.
Tento projekt zahrnoval velké množství nestrukturovaných dat, která bylo potřeba kategorizovat tak, aby uživatelé mohli najít to, co potřebují, bez ohledu na jejich roli v organizaci. Dokumenty byly vytvářeny a používány interními zaměstnanci společnosti Orange, stejně jako uživateli z externích společností.
Z analýzy dokumentů uložených na sdíleném disku bylo zřejmé, že uživatelé mají různé „pohledy“ na kategorizaci dokumentů. Pro některé uživatele byla kategorizace „orientovaná na lokalitu“, zatímco jiní uživatelé kategorizovali na základě „časově orientovaných“ priorit. To vedlo k různým hierarchiím složek a fragmentaci dokumentů.
Ačkoli většina dat byla uložena v dokumentech, některé informace byly uloženy v samotných strukturách složek. Typ dokumentu, číslo lokality, rok a mnohem více bylo zakódováno v názvech složek, což bránilo správnému využití těchto informací.
Často se stávalo, že uživatelé přehlédli některé povinné složky, což vedlo k nesprávné kategorizaci dokumentů nebo k nahrání dokumentu, který už existoval.
Primárním problémem systému ukládání dokumentů na sdíleném disku byla špatná použitelnost při vyhledávání dokumentů. Nebylo možné použít fulltextové vyhledávání a bylo těžké navigovat přes hierarchie složek a řešit duplikáty.
Pokud uživatelé přesunuli dokumenty na jiné místo nebo omylem vymazali dokumenty, nebylo možné zjistit, který uživatel to byl. Také nebylo jednoduché chránit dokumenty před neoprávněným přístupem.
Na sdíleném disku už byla uložena velká množina dokumentů, která musela být načtena do DMS bez ztráty informací o její kategorizaci.
Uživatelé neměli jednoduchou možnost získat odpověď na jednoduchou otázku: Kolik existuje lokalit, které nemají elektrickou revizi za rok 2020.
Ve společnosti Koderia (dříve Objectify) jsme vytvořili webový systém DMS, který nebyl organizován kolem složek, ale místo toho umožňoval definovat vlastní pole u dokumentů, která se dala použít k ukládání různých metadat, i k vyhledávání.
Používání složek ke kategorizaci dokumentů má několik zásadních nevýhod; uživatelé se musí dohodnout na jediné hierarchii složek a podle toho přiřazovat dokumenty. Kromě toho složky neposkytují žádné informace o datech, která obsahují. Proto jsme se rozhodli složky vůbec nepoužívat. V DMS jsou všechny strukturované informace (Projekt, Datum vytvoření, Typ dokumentu, cokoli chcete) uloženy ve specifickém atributu dokumentu, který umožňuje pokročilé filtrování, reporting o dokumentech, validace, pravidla oprávnění na základě hodnot atributů a další.
Uživatelé mohou definovat typy dokumentů a jejich atributy. Mohou si také přizpůsobiť, která pole jsou povinná. Abychom zabránili duplikování obsahu uživateli, implementovali jsme vyhledávání pro identifikaci podobností v obsahu a upozornění uživatele na nalezené výsledky. Kromě toho mohou uživatelé definovat „Stromy nahrávání“ pro jednoduché nahrávání různých typů dokumentů pro daný scénář. Uživatelé mohou také konfigurovat pravidla pro zahrnutí strukturovaných informací z nahrávaných složek.
Používáme Apache Solr pro indexování dokumentů a fulltextové vyhledávání se zvýrazňováním výskytu slov, funkcemi automatického doplňování nebo opravami pravopisu. Dále jsme implementovali fasetové vyhledávání, aby uživatelé mohli jednoduše zúžit výsledky fulltextového vyhledávání. Fasetové vyhledávání také umožňuje řazení vyhledávání nezávislé na hierarchii; uživatelé „orientovaní na lokalitu“ mohou začít filtrováním podle lokality a uživatelé „časově orientovaní“ filtrují podle časového rozsahu.
Implementovali jsme bezpečnostní mechanismus do DMS, který lze jemně doladit až na úroveň jednotlivých dokumentů. Uživatelé mohou určit přístupová práva individuálně pro každý dokument nebo konfigurovat pravidla na základě hodnot polí dokumentu. Kromě toho vedeme podrobný protokol o aktivitě u každého dokumentu, takže se neztratí žádná akce uživatele.
Abychom mohli migrovat data do DMS, implementovali jsme samostatný migrační nástroj s konfigurovatelným pravidlovým enginem, který nejen migruje dokumenty, ale dokáže synchronizovat dokumenty z různých zdrojů dat (sdílený disk, SharePoint, databáze, …). Tímto způsobem lze DMS použít nejen jako úložiště dokumentů, ale také jako vyhledávač pro jiné aplikace.
Uložení všech strukturovaných dat do vyhrazených polí nám umožnilo vytvořit reportovací engine, ve kterém mohou uživatelé vytvářet tabulkové reporty pro sledování průběhu instalací, statistiky dokumentů a mnohem více.
Pomáháme jednotlivcům růst a firmám doručovat kvalitní technologická řešení.