Die DMS-Anwendung ist ein zentraler, webbasierter Speicher für alle digitalen Inhalte: Dokumente, Fotos, Wiki-Seiten und Entscheidungsbäume. Sie ist für die horizontale Skalierung konzipiert, um große Datenmengen verarbeiten zu können. Teil der Lösung ist ein regelbasierter Loader, der eine Verbindung zu verschiedenen Datenquellen herstellen und Inhalte ins DMS migrieren oder synchronisieren kann.
Kernkompetenzen
Technologien
Problemdefinition und Ziel
Zum Aufbau der Netzwerkinfrastruktur für Telekommunikationsbetreiber gehört die Erstellung vieler verschiedener Dokumente wie Mietverträge, CAD-Zeichnungen, Messungen, Installationsmaterialien usw. Wenn der Telekommunikationsstandort betriebsbereit ist, werden andere Aktivitäten wie Standortrevisionen durchgeführt, die weitere Dokumentation generieren. <br /> <br /> Alle diese Dokumente wurden zuvor auf einem einzigen freigegebenen Laufwerk gespeichert, und mit zunehmender Dokumentenmenge wurde es immer schwieriger, die richtigen zu finden. Um dieses Problem zu lösen, begannen Benutzer, ihre eigenen Ordnerhierarchien zu erstellen, was bedeutete, dass einige der Dokumente dupliziert wurden. Das gemeinsam genutzte Laufwerk hatte auch andere Probleme, wie fehlende Volltextsuche, keine Rückverfolgbarkeit, schlechte Benutzerrechteverwaltung usw., die gelöst werden mussten.
Dieses Projekt umfasste eine große Menge unstrukturierter Daten, die kategorisiert werden mussten, damit Benutzer finden konnten, was sie brauchten, egal welche Rolle sie in der Organisation spielten. Die Dokumente wurden sowohl von internen Orange-Mitarbeitern als auch von Benutzern externer Unternehmen erstellt und verwendet.
Aus der Analyse der auf der gemeinsam genutzten Festplatte gespeicherten Dokumente wurde deutlich, dass Benutzer unterschiedliche „Ansichten“ über die Kategorisierung von Dokumenten haben. Für einige Benutzer war die Kategorisierung „standortorientiert“, während andere Benutzer nach „zeitorientierten“ Prioritäten kategorisierten. Dies führte zu unterschiedlichen Ordnerhierarchien und einer Fragmentierung der Dokumente.
Obwohl die meisten Daten in Dokumenten gespeichert waren, wurden einige Informationen in den Ordnerstrukturen selbst gespeichert. Dokumenttyp, Site-Nummer, Jahr und vieles mehr wurden in Ordnernamen verschlüsselt, was die ordnungsgemäße Verwendung dieser Informationen verhinderte.
Es kam häufig vor, dass Benutzer einige obligatorische Ordner übersahen, was dazu führte, dass Dokumente falsch kategorisiert oder ein bereits vorhandenes Dokument hochgeladen wurden.
Das Hauptproblem des Dokumentenspeichersystems mit gemeinsam genutzter Festplatte war die schlechte Benutzerfreundlichkeit bei der Suche nach Dokumenten. Es war nicht möglich, eine Volltextsuche zu verwenden, und es war schwierig, durch Ordnerhierarchien zu navigieren und Duplikate aufzulösen.
Wenn Benutzer Dokumente an einen anderen Ort verschoben oder versehentlich gelöscht hatten, konnte nicht festgestellt werden, um welchen Benutzer es sich handelte. Es war auch nicht einfach, Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Auf dem gemeinsam genutzten Laufwerk war bereits eine große Anzahl von Dokumenten gespeichert, die in das DMS geladen werden mussten, ohne Informationen über ihre Kategorisierung zu verlieren.
Die Nutzer hatten keine einfache Möglichkeit, eine Antwort auf eine einfache Frage zu erhalten: Wie viele Standorte gibt es, an denen für 2020 keine elektrische Inspektion durchgeführt wird?
Bei Koderia (ehemals Objectify) haben wir ein webbasiertes DMS-System entwickelt, das nicht um Ordner herum organisiert ist, sondern stattdessen die Definition benutzerdefinierter Felder für Dokumente ermöglicht, die zum Speichern verschiedener Metadaten sowie zur Suche verwendet werden können.
Die Verwendung von Ordnern zur Kategorisierung von Dokumenten hat einige erhebliche Nachteile: Benutzer müssen sich auf eine einzige Ordnerhierarchie einigen und Dokumente entsprechend zuweisen. Darüber hinaus geben Ordner keine Informationen über die darin enthaltenen Daten. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, überhaupt keine Ordner zu verwenden. In DMS werden alle strukturierten Informationen (Projekt, Erstellungsdatum, Dokumenttyp, was immer Sie möchten) in einem bestimmten Dokumentattribut gespeichert, das erweiterte Filterung, Berichterstellung zu Dokumenten, Validierungen, Berechtigungsregeln basierend auf Attributwerten und mehr ermöglicht.
Benutzer können Dokumenttypen und ihre Attribute definieren. Sie können auch anpassen, welche Felder obligatorisch sind. Um zu verhindern, dass Benutzer Inhalte duplizieren, haben wir eine Suche implementiert, die Ähnlichkeiten im Inhalt erkennt und den Benutzer über gefundene Ergebnisse benachrichtigt. Darüber hinaus können Benutzer „Upload-Bäume“ definieren, um verschiedene Dokumenttypen für ein bestimmtes Szenario einfach hochzuladen. Benutzer können auch Regeln konfigurieren, um strukturierte Informationen aus hochgeladenen Ordnern einzuschließen.
Wir verwenden Apache Solr für die Indexierung von Dokumenten und die Volltextsuche mit Hervorhebung des Wortvorkommens, Funktionen zur automatischen Vervollständigung oder Rechtschreibkorrekturen. Wir haben außerdem eine Facettensuche implementiert, damit Benutzer die Ergebnisse der Volltextsuche einfach eingrenzen können. Die Facettensuche ermöglicht auch eine hierarchieunabhängige Suchreihenfolge; „Ortsorientierte“ Benutzer können zunächst nach Standort filtern, „zeitorientierte“ Benutzer filtern nach Zeitbereich.
Wir haben einen Sicherheitsmechanismus für DMS implementiert, der bis auf die Ebene einzelner Dokumente fein abgestimmt werden kann. Benutzer können Zugriffsrechte für jedes Dokument einzeln festlegen oder Regeln basierend auf Dokumentfeldwerten konfigurieren. Darüber hinaus führen wir ein detailliertes Aktivitätsprotokoll für jedes Dokument, sodass keine Benutzeraktion verloren geht.
Um Daten zu DMS migrieren zu können, haben wir ein eigenständiges Migrationstool mit einer konfigurierbaren Regel-Engine implementiert, das nicht nur Dokumente migriert, sondern auch Dokumente aus verschiedenen Datenquellen (gemeinsames Laufwerk, Sharepoint, Datenbank usw.) synchronisieren kann. Auf diese Weise kann DMS nicht nur als Dokumentenspeicher, sondern auch als Suchmaschine für andere Anwendungen verwendet werden.
Da alle strukturierten Daten in dedizierten Feldern gespeichert sind, konnten wir eine Berichts-Engine erstellen, mit der Benutzer tabellarische Berichte erstellen können, um den Fortschritt von Installationen, Dokumentstatistiken und vieles mehr zu verfolgen.
Wir helfen Einzelnen zu wachsen und Unternehmen, hochwertige Technologielösungen zu liefern.