Aplikácia DMS je centralizované, webové úložisko pre všetok digitálny obsah; dokumenty, fotografie, wiki stránky a rozhodovacie stromy. Je navrhnutá na horizontálne škálovanie, aby zvládla veľké objemy dát. Súčasťou riešenia je pravidlami riadený nástroj na načítavanie, ktorý sa dokáže pripojiť k rôznym zdrojom dát a migrovať alebo synchronizovať obsah do DMS.
Kľúčové kompetencie
Technológie
Definícia problému a cieľ
Súčasťou budovania sieťovej infraštruktúry pre telekomunikačných operátorov je vytváranie množstva rôznych dokumentov, ako sú nájomné zmluvy, CAD výkresy, merania, inštalačné materiály a podobne. Keď je telekomunikačné miesto v prevádzke, vykonávajú sa ďalšie činnosti, ako sú revízie lokality, ktoré generujú ďalšiu dokumentáciu.
Všetky tieto dokumenty boli predtým uložené na jednom zdieľanom disku a s rastúcim objemom dokumentov bolo čoraz ťažšie nájsť tie správne. Na vyriešenie tohto problému začali používatelia vytvárať vlastné hierarchie priečinkov, čo znamenalo duplikovanie niektorých dokumentov. Zdieľaný disk mal aj ďalšie problémy, ako napríklad chýbajúce fulltextové vyhľadávanie, žiadna sledovateľnosť, slabá správa používateľských práv a podobne, ktoré bolo potrebné vyriešiť.
Tento projekt zahŕňal veľké množstvo neštruktúrovaných dát, ktoré bolo potrebné kategorizovať tak, aby používatelia mohli nájsť to, čo potrebujú, bez ohľadu na ich rolu v organizácii. Dokumenty boli vytvárané a používané internými zamestnancami spoločnosti Orange, ako aj používateľmi z externých spoločností.
Z analýzy dokumentov uložených na zdieľanom disku bolo zrejmé, že používatelia majú rôzne „pohľady“ na kategorizáciu dokumentov. Pre niektorých používateľov bola kategorizácia „orientovaná na lokalitu“, zatiaľ čo iní používatelia kategorizovali na základe „časovo orientovaných“ priorít. To viedlo k rôznym hierarchiám priečinkov a fragmentácii dokumentov.
Hoci väčšina dát bola uložená v dokumentoch, niektoré informácie boli uložené v samotných štruktúrach priečinkov. Typ dokumentu, číslo lokality, rok a oveľa viac bolo zakódované v názvoch priečinkov, čo bránilo správnemu využitiu týchto informácií.
Často sa stávalo, že používatelia prehliadli niektoré povinné priečinky, čo viedlo k nesprávnej kategorizácii dokumentov alebo k nahratiu dokumentu, ktorý už existoval.
Primárnym problémom systému ukladania dokumentov na zdieľanom disku bola zlá použiteľnosť pri vyhľadávaní dokumentov. Nebolo možné použiť fulltextové vyhľadávanie a bolo ťažké navigovať cez hierarchie priečinkov a riešiť duplikáty.
Ak používatelia presunuli dokumenty na iné miesto alebo omylom vymazali dokumenty, nebolo možné zistiť, ktorý používateľ to bol. Taktiež nebolo jednoduché chrániť dokumenty pred neoprávneným prístupom.
Na zdieľanom disku už bola uložená veľká množina dokumentov, ktorá musela byť načítaná do DMS bez straty informácií o jej kategorizácii.
Používatelia nemali jednoduchú možnosť získať odpoveď na jednoduchú otázku: Koľko existuje lokalít, ktoré nemajú elektrickú revíziu za rok 2020.
V spoločnosti Koderia (predtým Objectify) sme vytvorili webový systém DMS, ktorý nebol organizovaný okolo priečinkov, ale namiesto toho umožňoval definovať vlastné polia na dokumentoch, ktoré sa dali použiť na ukladanie rôznych metadát, ako aj na vyhľadávanie.
Používanie priečinkov na kategorizáciu dokumentov má niekoľko zásadných nevýhod; používatelia sa musia dohodnúť na jedinej hierarchii priečinkov a podľa toho priradiť dokumenty. Okrem toho priečinky neposkytujú žiadne informácie o dátach, ktoré obsahujú. Preto sme sa rozhodli nepoužívať priečinky vôbec. V DMS sú všetky štruktúrované informácie (Projekt, Dátum vytvorenia, Typ dokumentu, čokoľvek chcete) uložené v špecifickom atribúte dokumentu, ktorý umožňuje pokročilé filtrovanie, reportovanie o dokumentoch, validácie, pravidlá povolení na základe hodnôt atribútov a ďalšie.
Používatelia môžu definovať typy dokumentov a ich atribúty. Môžu si tiež prispôsobiť, ktoré polia sú povinné. Aby sme zabránili duplikovaniu obsahu používateľmi, implementovali sme vyhľadávanie na identifikáciu podobností v obsahu a upozornenie používateľa na nájdené výsledky. Okrem toho môžu používatelia definovať „Stromy nahrávania“ na jednoduché nahrávanie rôznych typov dokumentov pre daný scenár. Používatelia môžu tiež konfigurovať pravidlá na zahrnutie štruktúrovaných informácií z nahrávaných priečinkov.
Používame Apache Solr na indexovanie dokumentov a fulltextové vyhľadávanie so zvýrazňovaním výskytu slov, funkciami automatického dopĺňania alebo opravami pravopisu. Ďalej sme implementovali fasetové vyhľadávanie, aby používatelia mohli jednoducho zúžiť výsledky fulltextového vyhľadávania. Fasetové vyhľadávanie tiež umožňuje poradie vyhľadávania nezávislé od hierarchie; používatelia „orientovaní na lokalitu“ môžu začať filtrovaním podľa lokality a používatelia „časovo orientovaní“ filtrujú podľa časového rozsahu.
Implementovali sme bezpečnostný mechanizmus do DMS, ktorý sa dá jemne doladiť až na úroveň jednotlivých dokumentov. Používatelia môžu určiť prístupové práva individuálne pre každý dokument alebo konfigurovať pravidlá na základe hodnôt polí dokumentu. Okrem toho vedieme podrobný protokol o aktivite na každom dokumente, takže sa nestratí žiadna akcia používateľa.
Aby sme mohli migrovať dáta do DMS, implementovali sme samostatný migračný nástroj s konfigurovateľným pravidlovým enginom, ktorý nielen migruje dokumenty, ale dokáže synchronizovať dokumenty z rôznych zdrojov dát (zdieľaný disk, SharePoint, databáza, …). Týmto spôsobom sa dá DMS použiť nielen ako úložisko dokumentov, ale aj ako vyhľadávač pre iné aplikácie.
Uloženie všetkých štruktúrovaných dát do vyhradených polí nám umožnilo vytvoriť reportovací engine, v ktorom môžu používatelia vytvárať tabuľkové reporty na sledovanie priebehu inštalácií, štatistiky dokumentov a oveľa viac.
Pomáhame jednotlivcom rásť a firmám doručovať kvalitné technologické riešenia.